Adjointe administrative

Poste permanent situé au centre-ville de Montréal.

RESPONSABILITÉS ET COMPÉTENCES

Attentes

  • Préparer la correspondance, les notes, divers gabarits et formulaires, les présentations et les offres de service.
  • Assurer le formatage et la relecture de lettres de mission, d’états financiers et d’autres documents connexes.
  • Préparer les devis.
  • Gérer les notes de frais.
  • Produire des rapports hebdomadaires sur les travaux en cours et les débiteurs.
  • Mettre à jour les feuilles de temps.
  • Tenir à jour la base de données de clients du cabinet.
  • Assurer la communication interne et externe en faisant le suivi de divers dossiers clients ou internes.
  • Gérer les agendas, les contacts et les courriels des associés.
  • Organiser des réunions.
  • Coordonner les préparatifs de voyage.
  • Appuyer les autres membres du soutien administratif et les remplacer, au besoin.
  • Filtrer les appels téléphoniques.
  • Réaliser des tâches d’envoi de télécopie, d’impression, de numérisation et de classement.
  • Assumer d’autres tâches/projets, au besoin.

Titres et compétences

  • Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent.
  • Excellentes aptitudes pour la communication écrite et orale (français et anglais).
  • Aptitudes informatiques : Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), CaseWare, un atout.
  • Minimum de cinq ans d’expérience dans un rôle similaire.
  • Importance accordée au respect de la confidentialité.
  • Personnalité dynamique et sens des responsabilités.
  • Approche axée sur les priorités, esprit d’initiative, capacité d’anticipation et aptitudes éprouvées pour la gestion de temps et le respect des échéances.
  • Souci du client et excellentes aptitudes interpersonnelles.
  • Souci du détail.
  • Capacité de travailler dans un environnement au rythme rapide avec un minimum de supervision et au sein d’une équipe.
  • Facilité d’adaptation et flexibilité, puisque des heures supplémentaires pourraient être demandées.
  • Connaissance de CaseWare, un atout.

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